Check-In in Meetings: Ein Schlüsselwerkzeug für effektive Führung und Teamdynamik

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Effizienz von Meetings entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Check-Ins, oft als einfache Anfangsrituale in Meetings angesehen, spielen eine wesentliche Rolle bei der Steigerung der Produktivität und der Förderung einer positiven Teamdynamik. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Check-Ins über den Status eines Modetrends hinausgehen und sich als ein wirksames Führungstool etablieren.

Was ist ein Check-In?

Check-Ins sind strukturierte Aktivitäten zu Beginn eines Meetings, die den Teilnehmenden helfen, sich mental und physisch auf die nachfolgenden Themen zu konzentrieren. Sie bieten eine Plattform für die Teilnehmenden, ihre Gedanken zu ordnen und den Fokus auf das Meeting zu richten​​.

Der Mehrwert von Check-Ins

Check-Ins in Meetings bieten zahlreiche Vorteile, die sowohl die Teamentwicklung als auch die Effizienz von Meetings steigern:

1. Sozialisierung und Teambindung: Check-Ins vereinfachen den persönlichen Austausch und sind besonders vorteilhaft in verteilten Teams. Sie tragen zum gegenseitigen Verständnis bei und fördern den Aufbau von Vertrauen. Diese offene Kommunikation ist entscheidend für eine starke und effektive Teamdynamik.
2. Einbeziehung und Wertschätzung: Durch die aktive Einbeziehung jedes Teilnehmenden in den Check-In-Prozess wird das individuelle Wohlbefinden gesteigert. Dies führt zu einer erhöhten Anerkennung jedes Einzelnen innerhalb des Teams und stärkt das Gefühl der Zugehörigkeit und Wertschätzung.
3. Klare Fokussierung: Check-Ins ermöglichen es den Teilnehmenden, sich von vorherigen Aktivitäten zu lösen. Dadurch können sie sich voll und ganz auf die bevorstehenden Aufgaben des Meetings zu konzentrieren. Diese mentale Vorbereitung ist entscheidend, um produktive und zielgerichtete Diskussionen zu führen.
4. Eisbrecher und Kreativitätsförderung: Check-Ins dienen als effektive Eisbrecher, besonders in Situationen, in denen sich die Teilnehmenden nicht gut kennen. Sie schaffen eine offene und entspannte Atmosphäre, die die Kreativität und den Ideenfluss in Meetings fördert. Die geschaffene Atmosphäre tragt somit zu innovativen Lösungen und Ansätzen bei.

Gestaltung effektiver Check-Ins

Bei der Gestaltung effektiver Check-Ins ist es entscheidend, relevante Fragen auszuwählen. Diese Fragen sollten kurz und direkt auf das Meeting bezogen sein, um langatmige Monologe zu vermeiden. Außerdem ist es wichtig, die Fragen an den Erfahrungsgrad und die Vertrautheit der Teilnehmenden mit der Check-In-Methode anzupassen. In Remote-Meetings empfiehlt es sich, die Nutzung der Kamera zu fördern, um eine Atmosphäre der Nähe und Offenheit zu schaffen. Schließlich sollten kurze und prägnante Antworten gefördert werden, um das Interesse und die Beteiligung aller Teilnehmenden aufrechtzuerhalten und ein dynamisches, interaktives Meeting zu gewährleisten.

Check-Ins in der Praxis

Beispiele für Check-In-Fragen, die in Meetings gestellt werden können, umfassen:

1. Persönliches Wohlbefinden: Eine Frage wie „Wie fühlst du dich heute?“ ermöglicht es den Teilnehmenden, ihren aktuellen Gemütszustand auszudrücken und fördert das gegenseitige Verständnis im Team.
2. Aktuelle Herausforderungen: Durch die Frage „Gibt es aktuell Herausforderungen, bei denen du Unterstützung benötigst?“ können Teilnehmende Unterstützungsbedarfe ansprechen, die für die Zusammenarbeit im Team relevant sein können.
3. Fokus und Prioritäten: Mit der Frage „Woran arbeitest du gerade und wo liegt dein Hauptfokus?“ wird es möglich, die aktuellen Aufgaben und Prioritäten der Teammitglieder zu verstehen.
4. Erfolgserlebnisse: Durch die Frage „Was ist dir in der letzten Zeit besonders gut gelungen?“ werden positive Erlebnisse hervorgehoben und geteilt, was die Motivation im Team steigern kann.
5. Unterstützungsbedarf: „Wo brauchst du im Moment am meisten Unterstützung?“ hilft dabei, den Bedarf an Hilfestellung und Ressourcen zu identifizieren.
6. Stimmungsbild: Die Frage „Wie würdest du deine aktuelle Stimmung beschreiben?“ ermöglicht es den Teilnehmenden, ihre emotionale Verfassung zu teilen, was das Verständnis und die Empathie im Team fördert.
7. Erwartungen an das Meeting: „Was erhoffst du dir von diesem Meeting?“ hilft dabei, die Erwartungen und Ziele der Teilnehmenden für das Meeting zu klären.
8. Lern- und Entwicklungsbereiche: Die Frage „Gibt es neue Fähigkeiten oder Kenntnisse, die du kürzlich erworben hast oder erwerben möchtest?“ Frage fördert den Austausch über persönliche und berufliche Entwicklung.
9. Feedback und Anregungen: Mit „Gibt es etwas, das wir als Team verbessern könnten?“ werden Möglichkeiten zur Verbesserung der Teamarbeit und -prozesse aufgezeigt.
10. Work-Life-Balance: Die Frage „Wie gelingt es dir, Arbeit und Privatleben auszubalancieren?“ thematisiert die wichtige Balance zwischen Berufs- und Privatleben.

Die Integration dieser Check-In-Fragen als fester Bestandteil zu Beginn jedes Meetings fördert eine offene, vertrauensvolle und produktive Meeting-Kultur.

Fazit

Nach dem Motto des WIWEKO® Kompetenzinstituts – „wirksam, wertvoll, kompetent“ – betrachte ich Check-Ins als ein essentielles Werkzeug für Führungskräfte, um effektive Meetings zu gestalten, die Produktivität zu steigern und eine positive Teamdynamik zu fördern. Ihre gezielte Anwendung schafft eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit, die für den langfristigen Erfolg eines jeden Teams entscheidend ist. In meinen Beratungen empfehle ich Check-Ins als Mittel zur Verbesserung der Kommunikationskultur in Unternehmen. Sie verkörpern die Prinzipien von Wirksamkeit in der Zusammenarbeit, Wertsteigerung durch verbesserte Teaminteraktionen und Kompetenz in der Mitarbeiterführung. Dies macht sie zu einem Schlüsselelement für die Entwicklung und Pflege einer starken, effektiven Arbeitsumgebung.